dinsdag 25 juli 2017

Drive voor PC/MAC, Back-up en Synchronisatie en Drive File Stream

Sinds de lancering van Back-up en Synchronisatie, bestaan er momenteel eigenlijk drie verschillende vormen van synchronisatie tussen uw online Drive en je laptop/MAC/PC.

- De 'oudste' en meest bekende versie: Drive voor PC/MAC;
- De 'nieuwste' versie van bovenstaande sinds 2017/07/12: Back-up en Synchronisatie;
- Drive File Stream: bedoeld voor alle G Suite Gebruikers, maar voorlopig alleen beschikbaar voor organisaties die zich hebben ingeschreven voor het Early Adopter Program.

Wat betekent dit nu voor jou als 'gewone' (niet G Suite) gebruiker?
Wat betekent dit voor G Suite gebruikers en de admins ervan?

1 Als 'gewone' @gmail.com gebruiker


Sinds 2017/07/12 zie je bovenstaande toegevoegd aan je online Drive: "Computers".
En als je vervolgens klikt op 'intellingen' rechts boven in je scherm, zie je niet meer staan 'Drive downloaden', maar wel 'Backup and Sync voor Windows downloaden'.

Google Drive voor je PC/MAC blijft voorlopig nog gewoon verder werken (ik kan nergens iets terugvinden over een einddatum, al kan ik me voorstellen dat de twee niet voor eeuwig naast mekaar gaan blijven bestaan).

Wat is nu het grote verschil tussen beide:

- In Google Drive voor PC/Windows, werd je Google Drive eigenlijk gedownload enerzijds (of bepaalde mappen ervan als je die keuze maakte) en anderzijds kon je bestanden in je Drive PC-map slepen, die dan geüpload werden naar je online Drive.
Wat veel mensen handig vonden, is dat je er ook Word, Powerpoint, ... bestanden in kon plaatsen en als je die bewerkte pasten ze zich ook meteen 'online' aan. Dat is toch wat ik bij de collega's in school vaststelde;
- Backup and Sync heeft een andere optie: de voornaamste functie is dat je bestanden (foto's en gewone bestanden (want deze app vervangt ook Google Photos desktop uploader voor wie dit gebruikt) die op je laptop(s) staan, geback-upt worden in je online Drive.
Met andere woorden, je hele laptop of bepaalde mappen ervan worden geüpload in de cloud en zijn meteen veilig(er) gesteld voor verlies.
Daarnaast, kan je eveneens aangeven welke mappen van Google Drive online, je wil downloaden/syncen naar je laptop of PC.

Download het bestand via instellingen > Backup en Sync voor Windows downloaden.
Voor het installatiebestand uit.



Doorloop de dialoogvensters die verschijnen, er zal gevraagd worden je toestel te herstarten.
Vervolgens vond ik het bestand terug (Windows 10) via de Windowsknop en mijn geïnstalleerde programma's aldaar.


Vervolgens kan je instellen:

- welke mappen op je lokale toestellen dienen gesynct te worden in de cloud?
- welke mappen in je online Drive wil je downloaden naar je toestel?

Vink je volledige laptop aan, bepaalde mappen ... of klik op 'map kiezen' om zelf een specifieke map aan te geven.
Hoge kwaliteit, laat uploaden toe zonder dat het aftelt van je opslagruimte.
Kies er al dan niet voor om je foto's en video's naar Google Foto's te laten uploaden.



In je online Drive, zal je links in je beeld bij 'Computers' nu de naam van al je toestellen (het kunnen er dus meerdere zijn) zien staan waarvan je mappen in je Drive hebt geback-upt.
En als je dan op de naam van het toestel klikt zie je vervolgens de mappen, bestanden, ... van het respectievelijke toestel.



In een volgend scherm dien je dus de omgekeerde richting aan te geven: welke mappen van Drive dienen gedownload te worden?
Let wel: als je ervoor kiest dit te doen, al is het één specifieke map, dan worden alle bestanden die niet in een map staan, sowieso gedownload.


De bestanden staan in een Google Drive map, terug te vinden in je bestandsverkenner.
Office of andere bestanden zijn zo nog steeds eenvoudig bewerkbaar en synchroniseren bij internetverbinding.

Beter?

De app combineert dus syncen in twee richtingen en het apart installeren van Google Foto's uploader is niet meer nodig.
Deze toepassing zou volgens Google ook sneller werken dan Google Drive voor MAC/PC.
Het is eenvoudig om mappen van verschillende apparaten, te back-uppen in één Google account.

Handig zou zijn om ook in mijn verkenner te kunnen bepalen, welke bestanden (in Google Docs, Sheets, ...) ik offline ter beschikking wil hebben.
Dat moeten echter nog steeds online gebeuren.
Zie hier mijn blogpost daarover.

Je kan geen Team Drives openen, rechtstreeks vanuit de verkenner van je laptop of PC.

Dankzij Gunter Schillebeeckx enkele MAC screenshots, waar de werkwijze grotendeels gelijkaardig is.



2 Als G Suite gebruiker


Op zijn blog geeft Google aan dat Backup and Sync, ook beschikbaar is voor G Suite gebruikers, indien dit door de admin van je organisatie is toegestaan.
Men raadt in hetzelfde artikel echter aan dit niet te doen en te wachten op de volledige uitrol van Drive File Stream.

Concreet betekent dit: stond je admin toe om Google Drive te downloaden voor 2017/07/12, dat je nu ook Backup and Sync kan downloaden.
Voor admins wil dit zeggen dat de instelling dezelfde bleef als voorheen: als je toestond dat gebruikers Drive voor MAC/PC konden downloaden, kunnen ze nu ook de Back-up en synchronisatie app downloaden.


G Suite gebruikers zien (momenteel) géén rechtstreekse downloadlink voor back-up en synchronisatie in hun Drive.
Indien je klikt op (1) 'instellingen' rechtsboven in je Drive, zie je (op het ogenblik van schrijven) nog steeds een downloadlink naar 'Google Drive voor MAC/PC downloaden (dit in tegenstelling tot gewone@gmail.com gebruikers, zie punt 1 van deze post).
Klik je links echter op (2) 'computers' > 'meer informatie', kom je wel op deze uitleg- en downloadpagina terecht.


Indien je toch wil werken met Google Bach-up en synchronisatie, lees dan de stappen in punt 1 van deze blogpost.

Zoals gezegd, raadt Google in zijn post aan te wachten op Drive File Stream voor G Suite gebruikers.
Deze optie is nu alleen beschikbaar voor organisaties in het EAP, waarvoor je je als admin hier kan kandidaat stellen.

Zodra je kandidatuur aanvaard is, krijgt je als admin een downloadlink voor MAC en PC, welke je onder je gebruikers kan verspreiden.

Wat kan Drive File Stream in vergelijking met Google Back-up and Sync?
Wat meteen opvalt na installatie, is dat DFS zich als een 'schijf' installeert in je verkenner, niet als een map.
Zodra je er op klikt, zie je zowel je Mijn Drive als je Team Drive bestanden.



MS Office of andere bestanden zijn nog steeds on- en offline te openen en te bewerken.
Dit gaat verrassend snel.

Ten derde, kan je bij Drive File Stream wél vanuit de verkenner, bestanden in Google-formaat, offline beschikbaar maken.
Let wel: PER MAP. Niet per bestand.
Dit doe je door op een map te gaan staan, rechtermuisklik > drive file stream > available offline.

NB: ik heb op 2017/07/25 deze functie geprobeerd: in mijn Online Drive heb ik de functie aangezet.
Vervolgens de map in mijn verkenner offline beschikbaar gezet.
Vervolgens de test gedaan en het lukte niet offline.
Pas toen ik het bestand in Drive, via de 'oude' manier offline beschikbaar heb gesteld (lees hier hoe), lukte het me om het vanuit de verkenner, zonder internetverbinding, wel te openen.
Kan natuurlijk zijn dat ik het proces wat meer tijd moest gunnen, maar het ging maar om twee bestandjes ...


Je kan mappen die op je toestel staan kopiëren/verslepen, rechtstreeks naar een map in je Google Drive File stream.
Je kan ook, bijvoorbeeld, een Word document maken en dit opslaan in een map van je Drive File Stream.

Wat kan in vergelijking met de Back-up en Synchronisatie app niet? Je kan geen map 'aanduiden' op je toestel die dan vervolgens automatisch gesynct wordt met je Google Drive.

3 Bronnen


Google. (2017). Gsuite.google.com. Retrieved 25 July 2017, from https://gsuite.google.com/campaigns/index__drive-fs-eap.html


Backup and Sync from Google available soon. (2017). G Suite Update Alerts. Retrieved 25 July 2017, from https://gsuiteupdates.googleblog.com/2017/06/backup-and-sync-from-google-available.html


Deploy the Drive sync client - G Suite Administrator Help. (2017). Support.google.com. Retrieved 25 July 2017, from https://support.google.com/a/answer/2490101


Introducing Backup and Sync for Google Photos and Google Drive. (2017). Google. Retrieved 25 July 2017, from https://www.blog.google/products/photos/introducing-backup-and-sync-google-photos-and-google-drive/