maandag 13 maart 2017

Team Drives


Team Drives zijn sinds 2017/03/09 beschikbaar voor alle G Suite gebruikers.

1 Wat is het en waarom zou je het gebruiken
2 Een Team Drive aanmaken
3 Leden toevoegen en rechten instellen
4 Bestanden en mappen in een Team drive plaatsen
5 Team Drives voor beheerders

1 Wat is het en waarom zou je het gebruiken?

Google Drive is op zich een handige manier om bestanden, mappen, ... te maken en te delen, samen te werken.

Een aantal zaken waar je als gebruiker/organisatie mee geconfronteerd wordt:

Gebruiker:
- mensen verplaatsen of verwijderen gedeelde bestanden, uit een 'gedeelde map'. Hierdoor zijn anderen de rechten op deze bestanden kwijt of kunnen ze niet meer terugvinden.

Organisatie:
- een gebruiker verlaat de organisatie, zijn account wordt verwijderd, alle bestanden waar hij eigenaar van was zijn verwijderd;
- je hebt als admin geen toegang tot, beheersrechten voor bepaalde mappen die 'eigenlijk tot de organisatie' behoren, als anderen dan een admin er eigenaar van zijn.

En voor beide geldt, dat een map die met heel veel mensen gedeeld wordt, uiteindelijk vaak een map wordt met zeer veel 'eigenaars' van submappen en bestanden, waardoor het beheer erg moeilijk wordt.

Voor al deze bovenstaande bedenkingen en onderstaande oplossingen, zijn ook binnen de 'gewone' Drive aanpassingen te bedenken. Maar toch is dit vaak minder eenvoudig beheersbaar of vergt het meer stappen en instellingen.

Oplossingen door het gebruik van Team Drives:

- er is niet één eigenaar van de bestanden van een Team Drive. Meerdere personen kunnen 'volledige toegang' hebben tot een Team Drive;
- Team Drives bevat een 'nieuwe' deelinstelling, waarbij mensen bewerkrechten hebben voor bestanden, maar niet op de mappen. Concreet: ze kunnen de bestanden bewerken en nieuwe toevoegen, maar ze kunnen ze niet verwijderen of verplaatsen uit mappen (klopt als je zegt dat dit ook kan door afwisselende 'weergeven' en 'bewerken' rechten in te stellen in een gewone Drive map, maar dit is toch eenvoudiger);
- in de admin console, heb je een overzicht van alle bestaande Team Drives, ook als je er eigenlijk geen lid van bent. Je kan leden toevoegen of rechten aanpassen (dit is natuurlijk relevant, voor mappen die essentieel zijn voor een organisatie, niet voor een individuele map of een map gedeeld met pakweg één andere student).

2 Een Team Drive aanmaken

Het onderdeel Team Drives, vind je terug in je Google Drive, op hetzelfde niveau als je My Drive/Mijn Schijf.


Om een nieuwe Team Drive te maken, dien je in het linkermenu op 'Team Drives' (1) te gaan staan, klik op 'nieuw' (2) en geef je Team drive een naam (3).
(ook mogelijk: rechtermuisklik direct op Team Drive > Nieuwe Team Drive maken)


Je nieuwe Team Drive verschijnt nu in het lijstje. Achteraan zie je het aantal leden van deze Team Drive.


Open de Team Drive voor meer instellingen, om leden toe te voegen ... (1). Je kan eveneens het thema wijzigen (op het moment van schrijven uitsluitend afbeeldingen uit de galerij, geen eigen afbeeldingen).
Net zoals in de 'gewone' Drive, kan je via 'Details weergeven' (2) inzage krijgen in wat er door wie gedaan werd in deze Team drive.


NB Je ziet ook dat er voor iedere Team Drive een aparte prullenbak wordt bijgehouden.

3 Leden toevoegen en rechten instellen

Klik op 'add members' of menu > leden toevoegen.


Voeg leden toe, net zoals je gewoon bent. Dit kunnen individuen zijn of groepen. (1).
Bepaal de rechten (2) (zie volgende afbeelding voor gedetailleerde uitleg).
Geef eventueel een bericht op (3).
Standaard wordt er een melding verzonden, vink aan als je dat niet wil (4) en kies vervolgens voor verzenden (5).


De deelrechten zijn enigszins anders in een Team Drive:

(1) Volledige toegang: persoon in kwestie kan alles (zelfs de persoon verwijderen die de Team Drive heeft aangemaakt, er is geen individuele 'eigenaar' zoals bij 'gewone' mappen);
(2) Bewerkingsrechten: deze mensen kunnen een bestand toevoegen, bewerken, uploaden, de naam van een map wijzigen, ... Ze kunnen géén leden toevoegen, noch rechten aanpassen. Ze kunnen evenmin een bestand of map verplaatsen van de ene locatie in de Team Drive naar de andere. Ze kunnen (ook eigen gemaakte bestanden) niet verwijderen;
(3) Reactierechten: men kan zoals het woord het zegt 'reageren' op alle bestanden;
(4) Weergaverechten: deze leden kunnen alle onderdelen van de Team Drive bekijken.


Belangrijk:

- als iemand bepaalde van bovenstaande rechten heeft, geldt dit voor alle onderdelen van de Team Drive. Je kan geen andere rechten instellen voor submappen. Leden van een Team Drive gaan dus steeds minimaal alle bestanden en mappen zien; bepaalde items niet-zichtbaar maken kan dus niet.
- alleen mensen met 'volledige toegang' kunnen een Team Drive verwijderen en alleen als deze "leeg" is: zolang er bestanden of mappen in de Team drive staan, kan deze niet verwijderd worden;
- een bestand (doc, presentatie, ...) kan apart gedeeld worden met mensen die geen deel uitmaken van de Team Drive. Ze vinden het dan uitlsuitend terug in hun 'gedeeld met mij', evenmin kunnen ze het verplaatsen naar hun 'mijn schijf'. Maar je kan dus een bestand door iemand die niet in de Team drive zit, laten bewerken;
- een bestand in een Team Drive kan slechts op één locatie staan: shift+z zoals bij bestanden in je gewone Drive om deze op meerdere plaatsen tegelijk te zetten zal dus niet werken (ook omgekeerd niet: in Drive en 'toevoegen aan' een Team drive map).

4 Bestanden en mappen in een Team Drive plaatsen

Je kan zowel nieuwe bestanden aanmaken, als bestanden van je Drive naar een Team Drive verplaatsen, alsook bestanden en mappen uploaden.

Wil je een volledige mappenstructuur verplaatsen (van je Drive) naar een Team Drive: dat kan (nog?) niet als gewone gebruiker.

Oplossing: geef je admin rechten op de te verplaatsen map > vraag de admin om de map te verslepen naar de gewenste Team drive folder.

Drive apps werken op het ogenblik van schrijven nog niet met Team Drives (het lukt me dan ook bijvoorbeeld niet om mijn 'Powtoon' naar Team Drives te verplaatsen).

5 Team Drives voor beheerders

Voorlopig kan je Team Drives nog uitzetten voor je organisatie of bepaalde OU's.


Als beheerder heb je zicht op alle Team Drives, kan je leden toevoegen, verwijderen, jezelf toevoegen, ...



Je kan ook gegevens herstellen: indien er bepaalde bestanden definitief (dus ook uit de prullenbak) verwijderd zijn, kan je deze herstellen binnen de 25 dagen. Daarna zijn ze onherroepelijk verloren.
Indien je een Team Drive herstelt (bij de 'gewone' drive is dit trouwens ook zo) worden nieuwe bestanden niet verwijderd, alleen worden reeds verwijderde bestanden opnieuw toegevoegd.



Ook kan je per gebruiker bekijken van welke Team Drives hij deel uitmaakt



Bronnen

De gebruikers en activiteiten in uw Team Drives beheren - G Suite-beheerder Help. (2017). Support.google.com. Retrieved 12 March 2017, from https://support.google.com/a/answer/7337635?hl=nl


How Team Drives solve one of G Suite's biggest problems - Using Technology Better. (2017). Using Technology Better. Retrieved 12 March 2017, from http://usingtechnologybetter.com/how-team-drives-solve-one-of-g-suites-biggest-problems/


Sign in to a work or school account - Drive Help. (2017). Support.google.com. Retrieved 13 March 2017, from https://support.google.com/drive/answer/7286514?visit_id=1-636250066779799470-1480026619&p=team_drives&rd=1