donderdag 15 juni 2017

Google Drive for MAC/PC wordt Backup and sync op 28/6/2017


Vanaf 28/6 rolt Google Backup and Sync uit. Deze toepassing zal de Google-foto's Desktop Uploader en Google Drive voor MAC/PC vervangen.

De werkwijze is ook net iets anders: Google Drive for MAC/PC synchroniseert bestanden die in de Google Drive map staan, tussen PC en de cloud, in beide richtingen.
Met Backup and sync, duid je mappen aan op je PC die in de Cloud zullen geback-upt worden.

Volgens bronnen is het niet duidelijk of er ook synchronisatie zal plaatsvinden tussen verschillende toestellen.

De nieuwe toepassing wordt in de GSuite Updates blog, aangeraden voor 'consumer users' (vraag is natuurlijk of zij lang gaan toekomen met hun 15Gb als ze hun hele PC willen gaan back-uppen).

Voor GSuite gebruikers, raadt de blog aan gebruik te maken van Drive File Stream, momenteel beschikbaar voor organisaties in Early Adopter Program (aanmelden kan hier).
Later dit jaar zou deze toepassing beschikbaar worden voor alle GSuite gebruikers.

Desalniettemin, zal Backup and Sync, beschikbaar zijn voor GSuite gebruikers, maar ze worden niet automatisch omgezet van Google Drive for Mac/PC naar de nieuwe toepassing.
Dit wil zeggen, als de admin van je organisatie Google Drive for MAC/PC toelaat.



Bronnen

Introducing new, enterprise-ready tools for Google Drive. (2017). Google. Retrieved 15 June 2017, from https://blog.google/products/g-suite/introducing-new-enterprise-ready-tools-google-drive/


Backup and Sync from Google available soon. (2017). G Suite Update Alerts. Retrieved 15 June 2017, from https://gsuiteupdates.googleblog.com/2017/06/backup-and-sync-from-google-available.html


Google Drive kan binnenkort back-up maken van volledige computer | NU - Het laatste nieuws het eerst op NU.nl. (2017). Nu.nl. Retrieved 15 June 2017, from http://www.nu.nl/internet/4769301/google-drive-kan-binnenkort-back-up-maken-van-volledige-computer.html


Google Backup and Sync could help backup your computer to the cloud. (2017). USA TODAY. Retrieved 15 June 2017, from https://www.usatoday.com/story/tech/talkingtech/2017/06/14/google-backup-and-sync-could-bring-full-computer-backups-google-drive/397635001/

woensdag 14 juni 2017

Google docs: een alinea arceren en van randen voorzien


Het kan nodig zijn een alinea (casus, definitie, citaat) in je cursus, test ... extra in de verf te zetten.
Dat kan eenvoudig met "alineastijlen" (filmpje 47sec).




Bronnen

G Suite on Twitter. (2017). Twitter. Retrieved 14 June 2017, from https://twitter.com/gsuite/status/874632074447245312


Lorem Ipsum - All the facts - Lipsum generator. (2017). Nl.lipsum.com. Retrieved 14 June 2017, from http://nl.lipsum.com/



maandag 12 juni 2017

Team Drives



Team Drives zijn sinds 2017/03/09 beschikbaar voor alle G Suite gebruikers.

Download als PDF

1 Wat is het en waarom zou je het gebruiken
2 Een Team Drive aanmaken
3 Leden toevoegen en rechten instellen
4 Bestanden en mappen in een Team drive plaatsen
5 Offline werken in Team Drives en op desktop/laptop
6 Team Drives voor beheerders

1 Wat is het en waarom zou je het gebruiken?

Google Drive is op zich een handige manier om bestanden, mappen, ... te maken en te delen, samen te werken.
Een aantal zaken waar je als gebruiker/organisatie mee geconfronteerd wordt:

Gebruiker:
- mensen verplaatsen of verwijderen gedeelde bestanden, uit een 'gedeelde map'. Hierdoor zijn anderen de rechten op deze bestanden kwijt of kunnen ze niet meer terugvinden.

Organisatie:
- een gebruiker verlaat de organisatie, zijn account wordt verwijderd, alle bestanden waar hij eigenaar van was zijn verwijderd;
- je hebt als admin geen toegang tot, beheersrechten voor bepaalde mappen die 'eigenlijk tot de organisatie' behoren, als anderen dan de administrator er eigenaar van zijn.

En voor beide geldt, dat een map die met heel veel mensen gedeeld wordt, uiteindelijk vaak een map wordt met zeer veel 'eigenaars' van submappen en bestanden, waardoor het beheer erg moeilijk wordt.

Voor al deze bovenstaande bedenkingen en onderstaande oplossingen, zijn ook binnen de 'gewone' Drive aanpassingen te bedenken. Maar toch is dit vaak minder eenvoudig beheersbaar of vergt het meer stappen en instellingen.

Oplossingen door het gebruik van Team Drives:

- er is niet één eigenaar van de bestanden van een Team Drive. Meerdere personen kunnen 'volledige toegang' hebben tot een Team Drive;
- Team Drives bevat een 'nieuwe' deelinstelling, waarbij mensen bewerkrechten hebben voor bestanden, maar niet op de mappen. Concreet: ze kunnen de bestanden bewerken en nieuwe toevoegen, maar ze kunnen ze niet verwijderen of verplaatsen uit mappen (klopt als je zegt dat dit ook kan door afwisselende 'weergeven' en 'bewerken' rechten in te stellen in een gewone Drive map, maar dit is toch eenvoudiger);
- Indien je een groep collega's, studenten, ... hebt toegevoegd als leden, zien personen die later aan deze groep toegevoegd worden, de mappen ook meteen;
- in de admin console, heb je een overzicht van alle bestaande Team Drives, ook als je er eigenlijk geen lid van bent. Je kan leden toevoegen of rechten aanpassen (dit is natuurlijk relevant, voor mappen die essentieel zijn voor een organisatie, niet voor een individuele map of een map gedeeld met pakweg één andere student).

2 Een Team Drive aanmaken

Het onderdeel "Drives van mijn team" (prachtige vertaling), vind je terug in je Google Drive, op hetzelfde niveau als je Mijn Drive.



Om een nieuwe Team Drive te maken, dien je in het linkermenu op 'Team Drives' (1) te gaan staan, klik op 'nieuw' (2) en geef je Team drive een naam (3).
(ook mogelijk: rechtermuisklik direct op Team Drive > Nieuwe Team Drive maken)



Je nieuwe Team Drive verschijnt nu in het lijstje. Achteraan zie je het aantal leden van deze Team Drive.


Na open van je Team Drive zie je eveneens je 'Veelgebruikte bestanden' (1) bovenaan.
Het uitklapmenu en "Leden toevoegen" (2) bespreken we verder.
Voorts zie je alle mappen en bestanden in die specifieke Team Drive (3) en kan je via de knop 'details' (4) ook bekijken wie wat heeft gewijzigd, toegevoegd ...



Het uitklapmenu biedt volgende opties:

(1) Leden toevoegen of bestaande leden beheren (zie verder);
(2) De Team Drive verwijderen: kan alleen als deze leeg is;
(3) De prullenbak, specifiek voor deze Team Drive;
(4) Het thema van je Team Drive wijzigen: keuze tussen afbeeldingen uit een 'galerij' of eigen afbeeldingen uit je Mijn Drive via 'Aangepast Thema maken'.


3 Leden toevoegen en rechten instellen

Klik op 'add members' of uitklapmenu > leden toevoegen.



Voeg leden toe, net zoals je gewoon bent. Dit kunnen individuen zijn of groepen. (1).
Bepaal de rechten (2) (zie volgende afbeelding voor gedetailleerde uitleg).
Geef eventueel een bericht op (3).
Standaard wordt er een melding verzonden, vink aan als je dat niet wil (4) en kies vervolgens voor verzenden (5).


De deelrechten zijn enigszins anders in een Team Drive:

(1) Volledige toegang: persoon in kwestie kan alles (zelfs de persoon verwijderen die de Team Drive heeft aangemaakt, er is geen individuele 'eigenaar' zoals bij 'gewone' mappen);
(2) Bewerkingsrechten: deze mensen kunnen een bestand toevoegen, bewerken, uploaden, de naam van een map wijzigen, ... Ze kunnen géén leden toevoegen, noch rechten aanpassen. Ze kunnen evenmin een bestand of map verplaatsen van de ene locatie in de Team Drive naar de andere. Ze kunnen (ook eigen gemaakte bestanden) niet verwijderen;
(3) Reactierechten: men kan zoals het woord het zegt 'reageren' op alle bestanden;
(4) Weergaverechten: deze leden kunnen alle onderdelen van de Team Drive bekijken.


Belangrijk:

- als iemand bepaalde van bovenstaande rechten heeft, geldt dit voor alle onderdelen van de Team Drive. Je kan geen andere rechten instellen voor submappen. Leden van een Team Drive gaan dus steeds minimaal alle bestanden en mappen zien; bepaalde items niet-zichtbaar maken kan dus niet.
- alleen mensen met 'volledige toegang' kunnen een Team Drive verwijderen en alleen als deze "leeg" is: zolang er bestanden of mappen in de Team drive staan, kan deze niet verwijderd worden;
- een bestand (doc, presentatie, ...) kan apart gedeeld worden met mensen die geen deel uitmaken van de Team Drive. Ze vinden het dan uitsluitend terug in hun 'gedeeld met mij', evenmin kunnen ze het verplaatsen naar hun 'mijn schijf'. Maar je kan dus een bestand door iemand die niet in de Team drive zit, laten bewerken;
- een bestand in een Team Drive kan slechts op één locatie staan: shift+z zoals bij bestanden in je gewone Drive om deze op meerdere plaatsen tegelijk te zetten zal dus niet werken (ook omgekeerd niet: in Drive en 'toevoegen aan' een Team drive map).

4 Bestanden en mappen in een Team Drive plaatsen

Je kan zowel nieuwe bestanden aanmaken, als bestanden van je Drive naar een Team Drive verplaatsen, alsook bestanden en mappen uploaden.

Wil je een volledige mappenstructuur verplaatsen (van je Drive) naar een Team Drive: dat kan (nog?) niet als gewone gebruiker.

Oplossing: geef je admin rechten op de te verplaatsen map > vraag de admin om de map te verslepen naar de gewenste Team drive folder.

Drive apps werken op het ogenblik van schrijven nog niet met Team Drives (het lukt me dan ook bijvoorbeeld niet om mijn 'Powtoon' naar Team Drives te verplaatsen).

5 Offline werken in Team Drives en op desktop/laptop

Je kan je in Google Drive formaat gemaakte bestanden die in een Team Drive staan, ook offline bewerken, op dezelfde wijze als documenten in je 'gewone' drive (lees post hier).



Met de nieuwe applicatie Drive File Stream (op het moment van schrijven alleen voor G Suite organisaties in het Early Adopter Program) kan je ook je Office bestanden bewerken vanuit de 'verkenner' in Windows of MAC.


6 Team Drives voor beheerders


Voorlopig kan je Team Drives nog uitzetten voor je organisatie of bepaalde OU's.


Als beheerder heb je zicht op alle Team Drives, kan je leden toevoegen, verwijderen, jezelf toevoegen, ...



Je kan ook gegevens herstellen: indien er bepaalde bestanden definitief (dus ook uit de prullenbak) verwijderd zijn, kan je deze herstellen binnen de 25 dagen. Daarna zijn ze onherroepelijk verloren.
Indien je een Team Drive herstelt (bij de 'gewone' drive is dit trouwens ook zo) worden nieuwe bestanden niet verwijderd, alleen worden reeds verwijderde bestanden opnieuw toegevoegd.



Ook kan je per gebruiker bekijken van welke Team Drives hij deel uitmaakt



Bronnen

De gebruikers en activiteiten in uw Team Drives beheren - G Suite-beheerder Help. (2017). Support.google.com. Retrieved 12 March 2017, from https://support.google.com/a/answer/7337635?hl=nl


How Team Drives solve one of G Suite's biggest problems - Using Technology Better. (2017). Using Technology Better. Retrieved 12 March 2017, from http://usingtechnologybetter.com/how-team-drives-solve-one-of-g-suites-biggest-problems/


Sign in to a work or school account - Drive Help. (2017). Support.google.com. Retrieved 13 March 2017, from https://support.google.com/drive/answer/7286514?visit_id=1-636250066779799470-1480026619&p=team_drives&rd=1


vrijdag 9 juni 2017

Google spreadsheets: uitgebreide afdrukopties

Er zijn nu meerdere, handige opties indien je een Spreadsheet uit je Drive wil afdrukken.

Indien je vanaf vandaag op 'afdrukken' klikt, krijg je eerst onderstaand scherm te zien.
Instellingen klaar? Klik dan bovenaan rechts op 'volgende'.

Enkele handigheidjes:

(1) Bepaal het papierformaat (A4, A3, ...) ... Moeten alle tabbladen afgedrukt worden? Slechts het openstaande? Of een selectie van data uit een tabblad?
(2) "Aanpassen aan breedte" is zeker een handige, want soms valt bijvoorbeeld één kolom net buiten het afdrukformaat ...
(3) Wat wil je afdrukken? Ook de 'lijnen' van de cellen? Paginanummers? De notities die aan een cel zijn toegevoegd ...




woensdag 7 juni 2017

Google Drive: optie veel gebruikte bestanden



Sinds vandaag zie je bovenaan je Drive een lijst met zogezegde "Veelgebruikte bestanden"
Dit is niet hetzelfde als "recente" bestanden, maar Drive suggereert hier bestanden op basis van je gebruik.

Je kan dit zelf meteen "uitschakelen", terug activeren later is eveneens mogelijk via "instellingen" rechtsboven in je Drive


dinsdag 6 juni 2017

Gmail: vermijd ongewilde reply buiten je organisatie

Indien je vanaf nu een mail beantwoordt (of "allen beantwoorden") en er zit een adres tussen dat niet @verpleegopleiding-genk.be is én dit adres staat niet in je contacten, dan zal er een melding verschijnen boven je antwoord om je hier op attent te maken.

Een extra buffer om het ongewild verzenden van (gevoelige) info te vermijden.

Je kan je mail evenzeer verzenden, het is uitsluitend een waarschuwing. Adressen buiten de organisatie die je geregeld gebruikt, staan automatisch in je contactpersonen en komen niet in aanmerking voor de melding.


Standaard staat dit aan voor de organisatie, admins kunnen dit uitvinken


Bron


Unintended external reply warnings in Gmail to mitigate unintentional data loss. (2017). G Suite Update Alerts. Retrieved 6 June 2017, from https://gsuiteupdates.googleblog.com/2017/05/gmail-unintended-external-reply-warnings.html

donderdag 1 juni 2017

Afgestudeerd? Bewaar je werk uit Drive, Gmail, ... via Google Takeout


Indien je afgestudeerd bent, sluit je school na verloop van tijd je account af.
Het is dan zinvol op voorhand je waardevolle gegevens (wellicht vooral je Google Drive) te archiveren voor jezelf.

Deze handleiding afdrukken/opslaan als PDF

Dan kan op twee manieren met de functie Google Takeout:

- je Drive en Gmail gegevens naar een ander Google account overzetten (voorkeur voor Drive en Mail)
- al je gegevens downloaden (als je ook foto's, agenda's ... wil bewaren)

1 Overzetten naar een ander Google account

Dit veronderstelt dus dat je een eigen @gmail.com account hebt, naar waar je je mails en Drive bestanden kopieert (de originele bestanden blijven staan, er wordt een kopie van gemaakt waarvan je @gmail.com account eigenaar is).

Drive bestanden die gekopieerd worden: alleen waar jij eigenaar van bent!

Deze methode geniet de voorkeur als je Drivebestanden en Mails wil overzetten.

Ga naar https://myaccount.google.com/privacy#takeout.
Kies de optie "Uw content overzetten" > Overdracht starten


Geef je persoonlijke Gmailadres op (1) of maak er eentje aan (2) dat je dan kan gebruiken.
Kies "code verzenden" (3) om te controleren of jij wel de eigenaar van dat adres bent.


Open je persoonlijke mailbox en klik op 'bevestigingscode ontvangen'.

Kopieer de code en plak deze vervolgens onder 'code opgeven' (1) en kies 'verifiëren' (2).


Duid vervolgens aan wat je wil transfereren/kopiëren naar je persoonlijke account (1): je mail en/of je drive. Kies 'overdracht starten' (2).
Bij (3) krijg je nog eens bevestiging in welke richting de transfer verloopt.


Je krijgt een melding dat de overdracht tot een week kan duren. Indien de overdracht gestart is, krijg je daarvan een mail.

De Drive bestanden vind je dan later zo terug in je eigen, persoonlijke Drive ... een map genaamd naar je schoolaccount.


De mail vind je terug als een apart label in je persoonlijke Gmail.

2 Google gegevens downloaden

Indien je je Drive en Gmail gegevens alleen wil bewaren, gebruik dan bovenstaande methode.
Indien je deze gebruikt: al je docs en dergelijke worden omgezet naar een ander bestandsformaat, om je mails te openen zal je een extra aparte software moeten installeren (als Mozilla Thunderbird).

Waarom is deze stap wel zinvol: als je naast je mail en je bestanden, bijvoorbeeld ook je foto's, agenda's ... wil downloaden.

Starten doe je net zoals bij de vorige methode hier Google Takeout.
Kies voor 'archief maken'.


Duid aan welke onderdelen je wil downloaden (1) en kies 'volgende' (2).


Pas eventueel het bestandstype aan (1), .zip is een gecomprimeerde map en kan je later makkelijk 'uitpakken'.
De grootte van de map is max 50Gb. Wordt deze grootte overschreden zal je het archief in verschillende beurten moeten maken (2).
Je kan jezelf een downloadlink verzenden, maar je kan eveneens je archief rechtstreeks in je Drive, Dropbox, ... laten opslaan (3).
Kies 'archief maken' (4).


Afhankelijk van de grootte van je data, zal Google nu een tijdlang aan de slag gaan, je kan de voortgang opvolgen, maar ook gewoon afsluiten. Indien de download achter de rug is krijg je immers een mail.


In je mail krijg je vervolgens een downloadlink (als je daar in stap 2 voor gekozen hebt).


3 Bron

Copy content from your school account to another account - Google Account Help. (2017). Support.google.com. Retrieved 1 June 2017, from https://support.google.com/accounts/answer/6386856