maandag 21 augustus 2017

Google Drive: uitgebreide zoekfuncties

Een bestand terugvinden wanneer je organisatie massaal gebruikt maakt van Google Drive, is soms geen sinecure.
Gebruikers kennen wel de eenvoudige zoekfunctie, waarbij je een zoekterm ingeeft bovenaan Drive, maar er bestaan nog tal van zoekfilters die het 'zoek'leven aangenamer kunnen maken.

Onderstaand vind je achtereenvolgens terug:

- Eenvoudig zoeken;
- Uitgebreide zoekfuncties;
- Zoeken in Drive met de 'verkennen' functie;
- Zoeken in een Team Drive.

Gerelateerde artikels:
- Bestanden en mappen op meerdere locaties plaatsen
- De locatie van een geopend bestand in Drive

1 Eenvoudig zoeken


In de eenvoudige zoekfunctie, geef je een term of woordgroep op bovenaan je Drive (1). Er wordt gezocht in alle bestanden, bestandstypen, ... die hieraan voldoen.
Meteen verschijnt ook de optie (2) om slechts bepaalde bestandstypen te tonen.

NB je kan eenvoudig zoeken al meteen 'geavanceerd maken', door bepaalde parameters toe te voegen, bijvoorbeeld de zoekopdracht 'pancreas OR alvleesklier', of 'schizofrenie -medicatie'.
Een lijst van geavanceerde zoekopdrachten vind je hier terug.

Uitgebreidere zoekopties toon je via (3) of (4).



2 Uitgebreide zoekopties


Je zoekresultaten zullen al veel gerichter verschijnen dankzij één of meerdere van volgende opties.

(1) Ook hier heb je de keuze om bijvoorbeeld alleen bestanden in PDF-formaat te tonen;
(2) Wie is de eigenaar? Jij, iemand anders, een specifiek persoon?;
(3) Dient er gezocht te worden in je volledige Drive? Alleen in de Prullenbak of misschien uitsluitend in bestanden door jou met een 'ster' gemarkeerd? Of in een bepaalde Team Drive (zie verder)?;
(4) Ben je op zoek naar een item dat werd gewijzigd binnen een bepaalde periode?;
(5) en (6) kan je bijvoorbeeld een stuk titel combineren, met tekst die in het bestand voorkomt 'overleg werkgroep' en 'herwerking cursus'.

Helemaal onderaan de zoekfuncties, kan je dan nog aanduiden met wie het bestand gedeeld werd door een e-mailadres op te geven (1);
Tot slot kan je nog zoeken op 'vervolgacties'. Bijvoorbeeld, alle bestanden waaraan jij werd toegevoegd voor een to do (2) (zie volgende afbeelding een voorbeeld);
(3) Klik ten slotte op 'zoeken'.


Onderstaand zie je een voorbeeld van een to do, toegewezen aan Bruce Fixer.
Op dit criterium kan door Bruce dan gezocht worden in zijn documenten via de filter 'vervolgactie > alleen actie-items'

3 Zoeken via de 'verkennen'-functie


Je kan ook eenvoudig zoeken naar bestanden in je Drive door de tekst in een bestand te selecteren. Stel, je wil alle bestanden in je Drive terugvinden met het woord 'pancreas' (1): selecteer de tekst, rechtermuisklik (2) 'pancreas verkennen'.
Rechts verschijnen de resultaten, klik op het tabblad 'DRIVE' voor alle resultaten in jouw Drive.


4 Zoeken in een Team Drive


Team Drives vormen een interessant alternatief om orde te scheppen indien je met Drive werkt in een (grote) organisatie, om eigenaarschap te bewaken bij wisselende samenstelling van Teams ...

Hoe kan je nu een zoekopdracht uitvoeren om alleen bestanden op te snorren in zo'n specifieke Team Drive?
Open bovenaan je Drive de uitgebreide zoekopties en klik op de knop 'Overal' (1).
Een menuutje verschijnt waarbij je Drives van Mijn Team kan selecteren (2) en vervolgens door op het pijltje te klikken (3) de gewenste Team Drive.
De zoekopdracht die je vervolgens ingeeft, zal alleen plaatsvinden in die Drive van mijn Team.


Een tweede manier is in het linkermenu op de gewenste Team Drive gaan staan, rechtermuisklik (1) zoeken in 'naam van de TD' (2).
NB je herkent in zoekresultaten een bestand dat in een Team Drive staat trouwens aan het icoontje achter de bestandsnaam.


Bronnen

Bestanden zoeken in Google Drive - Computer - Google Drive Help. (2017). Support.google.com. Retrieved 21 August 2017, from https://support.google.com/drive/answer/2375114?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=nl