maandag 21 augustus 2017

Google Drive: uitgebreide zoekfuncties

Een bestand terugvinden wanneer je organisatie massaal gebruikt maakt van Google Drive, is soms geen sinecure.
Gebruikers kennen wel de eenvoudige zoekfunctie, waarbij je een zoekterm ingeeft bovenaan Drive, maar er bestaan nog tal van zoekfilters die het 'zoek'leven aangenamer kunnen maken.

Onderstaand vind je achtereenvolgens terug:

- Eenvoudig zoeken;
- Uitgebreide zoekfuncties;
- Zoeken in Drive met de 'verkennen' functie;
- Zoeken in een Team Drive.

Gerelateerde artikels:
- Bestanden en mappen op meerdere locaties plaatsen
- De locatie van een geopend bestand in Drive

1 Eenvoudig zoeken


In de eenvoudige zoekfunctie, geef je een term of woordgroep op bovenaan je Drive (1). Er wordt gezocht in alle bestanden, bestandstypen, ... die hieraan voldoen.
Meteen verschijnt ook de optie (2) om slechts bepaalde bestandstypen te tonen.

NB je kan eenvoudig zoeken al meteen 'geavanceerd maken', door bepaalde parameters toe te voegen, bijvoorbeeld de zoekopdracht 'pancreas OR alvleesklier', of 'schizofrenie -medicatie'.
Een lijst van geavanceerde zoekopdrachten vind je hier terug.

Uitgebreidere zoekopties toon je via (3) of (4).



2 Uitgebreide zoekopties


Je zoekresultaten zullen al veel gerichter verschijnen dankzij één of meerdere van volgende opties.

(1) Ook hier heb je de keuze om bijvoorbeeld alleen bestanden in PDF-formaat te tonen;
(2) Wie is de eigenaar? Jij, iemand anders, een specifiek persoon?;
(3) Dient er gezocht te worden in je volledige Drive? Alleen in de Prullenbak of misschien uitsluitend in bestanden door jou met een 'ster' gemarkeerd? Of in een bepaalde Team Drive (zie verder)?;
(4) Ben je op zoek naar een item dat werd gewijzigd binnen een bepaalde periode?;
(5) en (6) kan je bijvoorbeeld een stuk titel combineren, met tekst die in het bestand voorkomt 'overleg werkgroep' en 'herwerking cursus'.

Helemaal onderaan de zoekfuncties, kan je dan nog aanduiden met wie het bestand gedeeld werd door een e-mailadres op te geven (1);
Tot slot kan je nog zoeken op 'vervolgacties'. Bijvoorbeeld, alle bestanden waaraan jij werd toegevoegd voor een to do (2) (zie volgende afbeelding een voorbeeld);
(3) Klik ten slotte op 'zoeken'.


Onderstaand zie je een voorbeeld van een to do, toegewezen aan Bruce Fixer.
Op dit criterium kan door Bruce dan gezocht worden in zijn documenten via de filter 'vervolgactie > alleen actie-items'

3 Zoeken via de 'verkennen'-functie


Je kan ook eenvoudig zoeken naar bestanden in je Drive door de tekst in een bestand te selecteren. Stel, je wil alle bestanden in je Drive terugvinden met het woord 'pancreas' (1): selecteer de tekst, rechtermuisklik (2) 'pancreas verkennen'.
Rechts verschijnen de resultaten, klik op het tabblad 'DRIVE' voor alle resultaten in jouw Drive.


4 Zoeken in een Team Drive


Team Drives vormen een interessant alternatief om orde te scheppen indien je met Drive werkt in een (grote) organisatie, om eigenaarschap te bewaken bij wisselende samenstelling van Teams ...

Hoe kan je nu een zoekopdracht uitvoeren om alleen bestanden op te snorren in zo'n specifieke Team Drive?
Open bovenaan je Drive de uitgebreide zoekopties en klik op de knop 'Overal' (1).
Een menuutje verschijnt waarbij je Drives van Mijn Team kan selecteren (2) en vervolgens door op het pijltje te klikken (3) de gewenste Team Drive.
De zoekopdracht die je vervolgens ingeeft, zal alleen plaatsvinden in die Drive van mijn Team.


Een tweede manier is in het linkermenu op de gewenste Team Drive gaan staan, rechtermuisklik (1) zoeken in 'naam van de TD' (2).
NB je herkent in zoekresultaten een bestand dat in een Team Drive staat trouwens aan het icoontje achter de bestandsnaam.


Bronnen

Bestanden zoeken in Google Drive - Computer - Google Drive Help. (2017). Support.google.com. Retrieved 21 August 2017, from https://support.google.com/drive/answer/2375114?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=nl

donderdag 17 augustus 2017

Revisiegeschiedenis werd (een betere) versiegeschiedenis

Revisiegeschiedenis was reeds een handig onderdeel van Docs, Sheets en Slides.
Hiermee kon je bekijken wie wat gedaan had in een bestand.

- om, bijvoorbeeld, de bijdrage van verschillende studenten te monitoren;
- iets heropvissen dat verloren gegaan was tijdens het bewerken;
- in een erg uitgebreid bestand, door het gebruik van kleuren, makkelijker achterhalen wat er sinds een vorige versie allemaal toegevoegd of gewijzigd werd.

Niet alleen de naam is veranderd, van 'revisiegeschiedenis' naar het beter klinkende 'versiegeschiedenis'.

De functie is nog steeds bereikbaar via dezelfde weg 'bestand' (1) > 'versiegeschiedenis' (2)


Waar je voorheen dan meteen alle versie te zien kreeg, zijn er nu twee opties.
Vooral (1) is nieuw en interessant. Je kan een versie nu een betekenisvolle naam geven, waar dit bij 'revisiegeschiedenis' standaard een datum/uur was met de auteur, zodat je soms toch verplicht was meerdere revisies te openen, voordat je bij de gewenste terecht kwam.

Je kan als student of leerkracht, nu bijvoorbeeld je versie 'Opdracht 1, na verbetering' of iets dergelijks noemen, al naargelang de afspraken, zodat een bepaalde versie voor de andere veel sneller terug te vinden is.

Via (2) 'versiegeschiedenis bekijken' krijgen je het overzicht van alle versies van het bestand.



Je kan nog steeds een oudere versie als actuele herstellen als je dat wenst.


Je kan meteen ervoor kiezen om alleen de versies met naam (dus de relevante) te tonen (1)).
Daarnaast kan je in het overzicht, nog steeds een bepaalde versie een naam een naam geven, door op de 'drie puntjes' achter de versie te klikken.
De nieuwe 'versiegeschiedenis' is beschikbaar in zowel Docs, Sheets als Slides.




Bronnen

Get on the same page: new Google Docs features help power team collaboration. (2017). G Suite Update Alerts. Retrieved 17 August 2017, from https://gsuiteupdates.googleblog.com/2017/08/get-on-same-page-new-google-docs.html

vrijdag 4 augustus 2017

Google Classroom updates

Deze week werden een aantal interessante updates gelanceerd in Google Classroom.
Een overzicht.

- draag eigenaarschap over aan mededocent;
- bekijk al het werk van één specifieke leerling;
- toon klasgroepcode 'groot' vooraan in de klas;
- reorganiseer je lesgroepen eenvoudig;
- geef decimale scores aan studenten.

NB een interessante die er 'zit aan te komen': importeer scores van een Google Form in Google Classroom. Een exacte datum werd niet gegeven (of toch niet door mij gevonden).


Je kan nu het eigenaarschap van een Classroom eenvoudig overdragen aan een mededocent. Ga naar het tabblad 'over', klik op het menuutje naast de gewenste docent en maak eigenaar.


De meest interessante wijziging voor leerkrachten, is wellicht de optie dat je al het werk van één leerling nu in één beeld kan oproepen. Voorheen kan dat alleen per opdracht.
Ga naar het tabblad 'leerlingen' en klik op de gewenste student. Alle opdrachten en hun status verschijnen. Klik desgewenst in het linkermenu op een filter.


Je kan de klasgroepcode nu in volledig scherm tonen. Dit kan handig zijn om studenten in het klaslokaal lid te laten worden van een lesgroep door te tonen vooraan in de klas.
Open het tabblad 'leerlingen'. Er bevindt zich een uitklapmenu bij de lesgroepcode. Kies 'weergeven'.


De lesgroepcode verschijnt.


Reorganiseer lesgroepen in je startscherm door ze te verslepen.


Je kan nu ook decimale getallen toevoegen als score.


Bronnen

10 ways we’re making Classroom and Forms easier for teachers this school year. (2017). Google. Retrieved 4 August 2017, from https://www.blog.google/topics/education/10-ways-were-making-classroom-and-forms-easier-teachers-school-year/